Plataforma Educativa Servivirtuales

0. Portada

Nombre: Servivirtuales

Propósito: gestión académica y administrativa para instituciones educativas (colegios), con funcionalidades por rol (Administrador, Docente, Estudiante, Coordinador, Padre de Familia).

Fecha de generación: 2026-05-23

Logo: En el sistema se usa /images/logo_servivirtuales_principal.png (este manual HTML se entrega autocontenido sin imágenes embebidas).

Nota: el sistema es multi-colegio: el login consulta acceso_empresas y carga credenciales por colegio desde colegios para conectar a la base de datos del colegio.

1. Introducción

Servivirtuales es una aplicación web (PHP + MySQL) con un patrón tipo MVC propio, usada para procesos académicos: matrícula, planillas de notas, tareas, evaluaciones, boletines/certificados, observador, PIAR, y procesos administrativos como pensiones y recaudos.

Tecnologías (frontend)

Bootstrap 5, jQuery, DataTables, editores ricos (CKEditor / SCEditor en módulos puntuales).

Tecnologías (backend)

PHP (ruteo por educol.php + ruteador.php), PDO MySQL, sesiones PHP.

PDF/Reportes

TCPDF (principal), además existen dompdf y fpdf en el repositorio.

Requisitos mínimos

ComponenteMínimo recomendadoNavegadorChrome, Edge o Firefox actualizadosServidorApache/Nginx con PHP 7.4+ (según hosting) y extensiones PDO MySQLBase de datosMySQL/MariaDBRedAcceso a internet para CDNs de editores (en algunos formularios) o configurar alternativas locales

2. Acceso al Sistema

URL de acceso

La aplicación se accede por /index.php. Después de autenticar, redirige a /educol.php y a un dashboard según el rol.

Pantalla de login

El login recibe tres campos principales y valida contra acceso_empresas (correo, clave y lectivo).

CampoTipoObligatorioDescripciónlogin-correoEmailSíCorreo del usuario registrado en acceso_empresas.login-passwordContraseñaSíSe transforma con MD5 en el servidor antes de consultar.login-lectivoAño lectivoSíAño o periodo lectivo (ej: 2026).

Advertencia: si el usuario no coincide, el sistema muestra un mensaje tipo “Usuario no registrado” y regresa al login.

Roles de usuario y dashboards

RolDashboardEnfoqueAdministradorViews/dashadmin.phpAdministración general del colegio: catálogos, matrícula, reportes y configuración.DocenteViews/dashboarddocente.phpProcesos académicos: planillas, tareas, evaluaciones, reportes docentes.DocentePublicoViews/dashboarddocentepublico.phpDocente con acceso a reportes públicos (por ejemplo boletines “como quedan en PDF”).DocentePrivadoViews/dashboarddocenteprivado.phpDocente con menos reportes / módulos restringidos.CoordinadorViews/dashboardcoordinador.phpCoordinación: acceso académico, con menú restringido (sin configuración/tablas/biblioteca según parametrización).EstudianteViews/dashboardestudiante.phpConsulta y entrega: tareas, calendario, módulos del estudiante.PadredeFamiliaViews/dashboardpadrefamilia.phpConsulta de información del estudiante (según habilitaciones).

Tip: la vista educol.php decide el dashboard según $_SESSION['rol'].

3. Interfaz General

En la mayoría de módulos se presentan tablas con DataTables (búsqueda, paginación) y acciones por fila (ver/editar/borrar/exportar). Algunas pantallas abren modales para ver detalles o calificar.

Convenciones visuales

ElementoUso típicoBotón “Ver” (👁️)Abre detalle, lista, o pantalla de revisión.Botón “Editar”Abre formulario de actualización.Botón “Borrar”Elimina registros (normalmente con confirmación o por acción directa).DataTablesListados con filtros y paginación (Ajax o server-side según el módulo).

Advertencia: si en una tabla aparece “Ajax error”, suele indicar que el endpoint devolvió HTML/errores en vez de JSON (sesión expirada, permiso, error SQL).

4. Módulos del Sistema

Esta sección describe los módulos identificados en el proyecto. Para cada módulo se listan las rutas principales (controlador/accion), roles y pantallas.

4.1 Inicio / Navegación

Acceso: educol.php?controlador=inicio&accion=EducolInicio

Archivo: Controllers/ControllerInicio.php

Acciones detectadas: educolInicio, educolLogout, educolError, RolDocente, RolCoordinador, RolDEstudiante, RolPadredeFamilia, ModuloAcademico, ProcesaDatosParaTareas.

4.2 Colegio (Configuración de datos institucionales)

Acceso: educol.php?controlador=colegio&accion=IniColegio

Roles: Administrador.

Formulario principal: Views/colegio/colegiodatos.php

CampoTipoObligatorioDescripciónidHiddenSíID del colegio.nombrecolegioTextoSíNombre de la institución.lectivoSelectSíAño lectivo.telefonosTextoNoTeléfonos institucionales.correoEmailNoCorreo institucional.direccionTextoNoDirección institucional.rectorTextoNoNombre del rector.daneTextoNoCódigo DANE.nitTextoNoNIT.numperiodoTextoNoNúmero de periodos del año.numdecimalesTextoNoNúmero de decimales para notas.notainiTextoNoNota mínima.notafinTextoNoNota máxima.resolucionTextoNoResolución institucional.EscudourlHiddenSíRuta actual del escudo.EscudoActualHiddenSíDato de escudo actual (según implementación).atualizaescudoCheckboxNoSi se activa, se habilita el input escudo para cambiar imagen.escudoArchivoNoImagen del escudo (se habilita solo si se marca “Actualiza Escudo?”).encaboletinTextareaSíHTML/XHTML del encabezado de boletines (editor SCEditor).footerboletinTextareaSíHTML/XHTML del pie de boletines.encacertiTextareaSíEncabezado de certificados.footercertiTextareaSíPie de certificados.

4.3 Tareas (Docente)

Controlador: Controllers/ControllerTareas.php

Roles: Administrador, Docente, DocentePublico, DocentePrivado, Coordinador (según menú).

AcciónRutaDescripciónAsignación por áreaseducol.php?controlador=tareas&accion=AsignaciondeTareasporAreasLista asignaciones y permite entrar a tareas por asignatura.Ver tareas por asignaturaeducol.php?controlador=tareas&accion=VerTareasporAsignaturas&idasigna=...Lista tareas del área/asignatura/curso.Nueva tareaeducol.php?controlador=tareas&accion=TareaNuevadeDocente&idasigna=...Formulario de creación.Guardar tareaPOST educol.php?controlador=tareas&accion=GrabarTareaValida porcentaje y crea tarea.Editar tareaeducol.php?controlador=tareas&accion=EditarTareas&idtarea=...Formulario de edición.Calificar tareaseducol.php?controlador=tareas&accion=CalificarTareas&idtarea=...Planilla de notas por tarea.Ver entregaseducol.php?controlador=tareas&accion=VerEntregasTareas&idtarea=...Listado de entregas (DataTables Ajax).Exportar CSVeducol.php?controlador=tareas&accion=ExportCSV&idtarea=...Exporta entregas/notas a CSV.Descargar ZIPeducol.php?controlador=tareas&accion=DownloadZip&idtarea=...Descarga evidencias/adjuntos en ZIP.Publicar / CerrarPOST educol.php?controlador=tareas&accion=Publicar, ...&accion=CerrarCambia el estado de la tarea.

Formulario: Crear tarea (Docente)

Vista: Views/tareas/tareanueva.php

CampoTipoObligatorioDescripcióncsrfHiddenSíProtección CSRF.idarea, idasignatura, idperiodo, idsede, idcurso, idasignacion, iddocenteHiddenSíContexto académico de la tarea.tituloTextoNoTema/título de la tarea.respuestaCheckboxNoSi se activa, el estudiante debe enviar respuesta.ocultarCheckboxNoSi se activa, crea la tarea como borrador/oculta.porcentajeNúmeroNoPeso de la tarea en el periodo (0–100). Se valida que el total no supere 100.puntajemaxNúmeroNoPuntaje máximo (si se califica por puntos).rubricaTextareaNoRúbrica (JSON o texto) para calificación detallada.fecha_vencimientoDatetime-localNoFecha límite para entregar.mytextareaEditor HTMLNoContenido/instrucciones de la tarea (CKEditor).

4.4 Tareas (Estudiante)

Controlador: Controllers/ControllerTareaalumno.php

Roles: Estudiante.

AcciónRutaDescripciónListado de tareaseducol.php?controlador=tareaalumno&accion=ProcesaDatosParaTareas&idcurso=...&idarea=...&idasignatura=...&idmatriculado=...&iddocente=...&idsede=...&idasigna=...Muestra tareas pendientes/enviadas/vencidas (DataTables server-side).Ver / Hacer tareaeducol.php?controlador=tareaalumno&accion=EditarTareas&idtarea=...&idmatriculado=...Abre detalle y formulario de respuesta.Enviar respuestaPOST educol.php?controlador=tareaalumno&accion=GrabarRespuestaAlumnoGraba respuesta (valida reentrega e intentos según configuración).Subir adjuntoPOST educol.php?controlador=tareaalumno&accion=UploadAdjuntoAdjunta evidencias; guarda en uploads/tareas/entregas/.Listar adjuntosGET educol.php?controlador=tareaalumno&accion=ListAdjuntosLista evidencias ya subidas.Guardar enlacePOST educol.php?controlador=tareaalumno&accion=GuardarLinkEntregaGuarda un link externo de evidencia.

Formulario: Respuesta del estudiante

Vista: Views/tareaalumno/editartarea.php

CampoTipoObligatorioDescripciónidtareaHiddenSíID de la tarea.idmatriculadoHiddenSíID del estudiante matriculado.csrfHiddenSíProtección CSRF.textRespuestaEditor HTMLNoRespuesta escrita por el estudiante.adjuntos[]Archivo (multiple)NoArchivos de evidencia (pueden estar deshabilitados si ya está enviado).linkEntregaURLNoEnlace de evidencia (opcional).

4.5 Evaluaciones (Exámenes)

Controlador: Controllers/ControllerEvaluaciones.php

Vistas: Views/evaluaciones/* (banco, preguntas, programaciones, tomar, revisar, rúbricas, instrumento).

Tip: este módulo tiene acciones CRUD para banco de preguntas, opciones, exámenes, programación, toma por estudiante, calificación y publicación.

4.6 Asignación Académica

Controlador: Controllers/ControllerAsignacionacademica.php

Vistas: Views/asignacionacademica/*

AcciónRutaDescripciónInicioeducol.php?controlador=asignacionacademica&accion=EducolInicioListado de asignaciones académicas.Carga rápidaeducol.php?controlador=asignacionacademica&accion=EducolCargaRapidaIngreso rápido de carga académica.Nueva/Crear...&accion=EducolNuevo / ...&accion=EducolCrearFormulario y guardado.Editar...&accion=EducolEditActualización.Borrar...&accion=EducolBorrarEliminación.

4.7 Planillar (Planillas de notas y evaluaciones)

Controlador: Controllers/ControllerPlanillar.php

Vistas: Views/planillar/*

Advertencia: este módulo es crítico para notas. Antes de cambios, trabajar en ambiente de pruebas y respaldar base de datos.

4.8 Informe Académico (Boletines / Certificados)

Controlador: Controllers/ControllerInformeaca.php

Acciones: SeleccionBoletin, SeleccionBolRecuperacion, Certificados, ImprimirPuestos, InformeParaDocentes.

PDF: reportes bajo /reportes y /reportes/boletines usando TCPDF.

4.9 Observador

Controlador: Controllers/ControllerObservador.php

Vistas: Views/observador/*

Incluye registro, seguimientos, compromisos, categorías, auditoría, exportación PDF y adjuntos.

4.10 PIAR

Controlador: Controllers/ControllerPiar.php

Vistas: Views/piar/*

Incluye flujo por pasos, consulta por sede/curso, carga de datos del estudiante y PDF.

4.11 Pensiones

Controlador: Controllers/ControllerPensiones.php

Vistas: Views/pensiones/*

Configuración, facturación, cartera, estado de cuenta, registrar pagos, recaudo y recibos.

4.12 Rutas (Faltas disciplinarias)

Controlador: Controllers/ControllerRutas.php

Vistas: Views/rutas/*

Creación/edición de faltas, rutas, consultas y listados.

4.13 Catálogos base (CRUD)

Estos módulos suelen ser catálogos con DataTables y formularios de creación/edición:

MóduloControladorVistasAcciones típicasAlumnosControllerAlumnoViews/alumnos/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, Listar, ConsultarMatriculadosControllerMatriculadoViews/matriculados/*Inicio, Nuevo, BuscarAlumno, Crear, Edit, GuardarÁreasControllerAreaViews/areas/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, BorrarAsignaturasControllerAsignaturaViews/asignaturas/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, BorrarCursosControllerCursoViews/cursos/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, BorrarDocentesControllerDocenteViews/docentes/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, BorrarSedesControllerSedeViews/sedes/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, BorrarPeriodosControllerPeriodoViews/periodos/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, BorrarValoracionesControllerValoracionViews/valoraciones/*Inicio, Nuevo, Crear, EditModalidadControllerModalidadViews/modalidad/*Inicio, Nuevo, Crear, Edit, Borrar

Tip: En listados DataTables, si aparece un error, revisar la respuesta de los archivos *data.php del módulo (son endpoints Ajax).

5. Reportes y Exportaciones

El sistema contiene reportes académicos y administrativos. Los reportes académicos suelen generar PDF con TCPDF, y algunos módulos exportan CSV o Excel.

Reportes académicos

TipoPantalla/AccesoSalidaBoletineseducol.php?controlador=informeaca&accion=SeleccionBoletinPDFBoletines con recuperacioneseducol.php?controlador=informeaca&accion=SeleccionBolRecuperacionPDFCertificadoseducol.php?controlador=informeaca&accion=CertificadosPDFPuestoseducol.php?controlador=informeaca&accion=ImprimirPuestosPDF

Exportaciones del módulo Tareas

AcciónRutaSalidaExportar CSVeducol.php?controlador=tareas&accion=ExportCSV&idtarea=...CSVDescargar ZIP evidenciaseducol.php?controlador=tareas&accion=DownloadZip&idtarea=...ZIP

Advertencia: la generación de ZIP depende de que existan evidencias guardadas en rutas de uploads y/o registros en tabla de adjuntos.

6. Administración del Sistema

La administración (rol Administrador) incluye catálogo académico, configuración institucional y módulos administrativos como pensiones.

Usuarios

Controlador: Controllers/ControllerUsuarios.php

Vistas: Views/usuarios/*

AcciónDescripciónCambiarPasswordVista de cambio de contraseña.GrabarCambioClavePersistir el cambio.ToggleEstadoUserActivar/Desactivar usuario (según implementación).

Seguridad: el sistema usa sesiones para credenciales de conexión por colegio. No compartir usuario/clave y cerrar sesión al terminar.

7. Flujos de Trabajo Principales

Flujo A: Crear tarea y recibir entregas (Docente)

PasoAcción1Ir a Asignación de tareas por áreas: controlador=tareas&accion=AsignaciondeTareasporAreas.2Seleccionar el curso/área/asignatura y entrar a “Tareas”.3Crear una tarea nueva (botón “Nueva”/“Crear”) y completar: título, porcentaje, vencimiento y contenido.4Guardar. Si el porcentaje acumulado del periodo supera 100, el sistema impide grabar.5Publicar (si aplica) y confirmar que la tarea quede visible.6Entrar a “Ver Entregas” para revisar evidencias y calificar.7Opcional: exportar CSV o descargar ZIP de evidencias.

Flujo B: Entregar tarea (Estudiante)

PasoAcción1Desde el dashboard de Estudiante, ingresar al módulo de tareas del curso/área/asignatura.2En la lista, usar pestañas: Pendientes / Enviadas / Vencidas.3Abrir una tarea con “Ver / Hacer”.4Escribir la respuesta (si aplica) y adjuntar archivos o agregar enlace de evidencia.5Enviar. Si la tarea no permite reentrega o se superan intentos, el sistema bloquea el envío.

Flujo C: Generar boletines

PasoAcción1Ingresar a Informe Académico → Selección de boletín o boletín con recuperaciones.2Elegir curso/periodo y opciones de impresión.3Generar PDF y validar encabezado/pie según configuración de Colegio.

8. Preguntas Frecuentes (FAQ)

PreguntaRespuesta¿Por qué una tabla muestra “Ajax error”?Porque el endpoint Ajax devolvió error/HTML en vez de JSON. Verifique sesión (401/403) o error SQL (500).¿Cómo sé qué rol tengo?El rol se asigna en el registro del usuario y se guarda en sesión al iniciar.¿Qué pasa si el porcentaje de tareas supera 100?El sistema impide grabar la tarea y muestra un mensaje indicando el acumulado.¿Cómo publico una tarea?Desde el listado de tareas, use el botón “Publicar” (si está disponible).¿Puedo adjuntar varios archivos en una tarea?Sí, el formulario del estudiante permite adjuntos múltiples.¿Por qué no me deja reenviar una tarea?La tarea puede tener reentrega deshabilitada o un límite de intentos alcanzado.¿Cómo cambio el escudo del colegio?En “Colegio”, marque “Actualiza Escudo?” y seleccione el archivo.¿Qué formato tienen los boletines?Se generan en PDF usando reportes de TCPDF.¿Qué hago si el PDF sale cortado?Revise tamaño de hoja (carta/oficio) y configuración del encabezado/pie; algunas plantillas calculan saltos dinámicos.¿Cómo cierro sesión?Use la opción de salir del sistema o cierre el navegador para invalidar la sesión.

9. Glosario de Términos

TérminoDefiniciónLectivoAño o periodo académico activo.Asignación académicaRelación Curso–Área–Asignatura–Docente con intensidad horaria y parámetros.MatriculadoRegistro del estudiante asociado a un curso y año lectivo.BoletínReporte académico por periodo o acumulado.RecuperaciónProceso de nivelación de una nota cuando se cumple regla académica.RúbricaDetalle de criterios y pesos para calificar.PIARPlan Individual de Ajustes Razonables para estudiantes con necesidades específicas.ObservadorMódulo de seguimiento disciplinario/convivencia con registros y compromisos.

La Plataforma Educativa de Servivirtuales es el resultado de más de dos décadas de trabajo junto a instituciones educativas colombianas. Integra módulos de matrícula, calificaciones, asistencia, comunicados a padres, gestión docente y reportes oficiales alineados con los requerimientos del Ministerio de Educación Nacional.

Diseñada para colegios públicos y privados, preescolar, primaria, secundaria y media. Compatible con los decretos vigentes del MEN.